Avant de faire développer un logiciel, une question revient souvent : quelles informations transmettre au prestataire ? Le cahier des charges permet de formaliser votre besoin, de décrire le fonctionnement attendu et de délimiter le projet. Il aide à clarifier vos attentes, mais ne garantit pas à lui seul la réussite d’un projet de développement logiciel.
Il n’est pas nécessaire de maîtriser la programmation pour le préparer. L’essentiel est de décrire votre activité, vos difficultés et ce que vous souhaitez pouvoir faire. Pour une présentation générale du sujet, consultez notre article sur ce qu’est un logiciel sur mesure.
Pourquoi formaliser son besoin avant de lancer un projet ?
La définition du besoin est le point de départ d’un projet de logiciel sur mesure. Sans clarification préalable, chacun peut interpréter différemment les attentes : le prestataire peut envisager un périmètre plus large ou plus restreint que le vôtre, et les écarts risquent d’apparaître tardivement.
Un cahier des charges sert à :
- mettre par écrit le problème à résoudre et les objectifs recherchés ;
- partager une même compréhension du fonctionnement attendu ;
- distinguer les besoins essentiels de ceux qui peuvent attendre ;
- permettre au prestataire de poser des questions avant de proposer une solution.
Ce document décrit ce dont vous avez besoin, pas nécessairement la manière technique de le réaliser. Les choix de technologies et d’architecture pourront être discutés avec le prestataire.
Décrire le contexte, les objectifs et les problèmes à résoudre
Commencez par présenter votre entreprise et le contexte dans lequel le logiciel sera utilisé. Indiquez notamment :
- votre activité et les principaux processus concernés ;
- les difficultés rencontrées avec votre organisation actuelle ;
- les outils ou fichiers que vous utilisez déjà ;
- les tâches que vous souhaitez simplifier ou centraliser ;
- les résultats que vous attendez du futur logiciel.
Décrivez des situations concrètes plutôt qu’une formule générale comme « nous avons besoin d’un logiciel de gestion ». Précisez, par exemple, si vous souhaitez centraliser des dossiers clients, suivre des commandes, coordonner plusieurs équipes ou automatiser certaines opérations.
Identifier les utilisateurs, leurs rôles et leurs droits
Indiquez qui utilisera le logiciel et quelles seront les responsabilités de chaque profil : administrateur, responsable, commercial, assistant ou autre collaborateur, selon votre organisation.
Pour chaque profil, décrivez les actions qu’il doit pouvoir effectuer, les informations qu’il doit consulter et celles auxquelles il ne doit pas avoir accès. Ces précisions aideront à définir les rôles et les permissions nécessaires.
Décrire les fonctionnalités et leurs priorités
Établissez une liste des fonctionnalités attendues, classées par priorité :
- Indispensables : nécessaires pour que la première version soit utilisable.
- Souhaitables : utiles, mais pouvant être développées ultérieurement.
- À étudier : idées qui demandent encore une discussion ou une clarification.
Pour chaque fonctionnalité, expliquez ce que l’utilisateur doit pouvoir faire et le résultat attendu. Pour une gestion des clients, par exemple, précisez si le logiciel doit permettre de créer une fiche, de conserver un historique, de joindre des documents, de rechercher un client ou d’attribuer un dossier à un collaborateur.
Si votre projet est centré sur la relation client, notre page sur le CRM sur mesure présente ce type d’outil.
Les règles métier
Les règles métier sont les conditions et les traitements propres à votre activité : règles de validation, calculs, changements de statut, restrictions d’accès ou étapes obligatoires dans un processus.
Décrivez les situations habituelles, mais aussi les exceptions importantes. Plus ces règles sont explicites, plus il sera facile de comprendre le fonctionnement attendu et de vérifier que le logiciel y répond.
Préciser les données, les documents et les intégrations
Données et documents
Indiquez quelles informations doivent être enregistrées, consultées, modifiées ou exportées. Pensez également aux documents à gérer : fichiers joints, PDF, rapports, tableaux ou exports destinés à d’autres outils.
Si vous possédez déjà des données, précisez leur format et indiquez si leur reprise est nécessaire. Leur volume, leur qualité et leur structure peuvent influencer le travail à prévoir.
Intégrations
Le futur logiciel doit-il échanger des informations avec d’autres applications ? Listez les outils concernés et décrivez les échanges souhaités.
Si vous connaissez déjà les services ou les API utilisés, mentionnez-les. Ne supposez toutefois pas qu’une intégration est automatiquement possible : les accès, la documentation technique et les conditions imposées par les fournisseurs devront être vérifiés pendant l’étude du projet.
Recenser les contraintes du projet
Le cahier des charges peut aussi préciser les contraintes qui s’appliquent à votre situation :
- Techniques : appareils et navigateurs utilisés, contraintes d’hébergement, besoins de sauvegarde, exigences de sécurité et de gestion des accès.
- Organisationnelles : personnes disponibles pour répondre aux questions et valider les choix, échéance éventuelle liée à votre activité, attentes en matière de maintenance et d’assistance.
- Réglementaires : selon votre activité et les données traitées, certaines règles peuvent s’appliquer, par exemple concernant les données personnelles ou des exigences propres à votre secteur. Les obligations pertinentes doivent être identifiées en fonction du projet, avec les interlocuteurs compétents si nécessaire.
Certaines décisions techniques seront prises avec le prestataire après l’analyse du besoin. Mentionnez ce que vous savez, sans chercher à tout trancher seul.
Définir les critères de validation et la première version
Un critère de validation décrit comment vous vérifierez qu’une fonctionnalité répond au besoin. Formulez-le comme une situation observable.
Par exemple : « Un collaborateur peut créer un dossier, y joindre un document, puis le retrouver grâce à une recherche. »
Ces critères servent de repères lors des tests.
Il n’est pas toujours nécessaire de développer toutes les idées dès le lancement. Définissez le périmètre de la première version, puis identifiez les améliorations qui pourront éventuellement être étudiées ensuite. Cette distinction facilite les échanges sur les priorités et le déroulement du projet.
Compléter avec des exemples et des captures d’écran
Des exemples de situations réelles peuvent éclairer utilement le document. Lorsque c’est pertinent, joignez des captures d’écran, des modèles de fichiers, des formulaires existants ou des exemples de documents, en commentant ce qui doit être conservé, amélioré ou supprimé.
Évitez de transmettre des données personnelles ou confidentielles qui ne sont pas nécessaires à l’étude.
Comment le cahier des charges aide le prestataire à proposer une solution adaptée
À partir de ces informations, le prestataire peut repérer les points à préciser, préparer la conception du logiciel informatique — parcours de travail, informations saisies, validations et résultats attendus — et estimer le travail correspondant au périmètre demandé.
Le déroulé complet d’un tel projet est présenté dans notre article sur les étapes de création d’un logiciel sur mesure.
Le cahier des charges ne garantit pas à lui seul un prix fixe : certaines questions techniques ou fonctionnelles peuvent nécessiter une étude complémentaire. Les facteurs qui influencent le budget sont détaillés dans notre article sur le prix d’un logiciel sur mesure.
Le document peut aussi évoluer au fil des échanges, à condition que les changements de périmètre soient identifiés et validés.
Chez Elinyom, les projets commencent par la compréhension du besoin et des fonctionnalités attendues. Vous pouvez consulter nos pages sur les logiciels métier et les applications web et logiciels sur mesure, ou présenter votre projet.
À retenir
Un bon cahier des charges décrit le problème à résoudre, les utilisateurs, les fonctionnalités, les règles métier, les données et les contraintes du projet. Il sert de base aux échanges avec le prestataire et aide à définir un périmètre compréhensible avant le développement, sans remplacer l’étude et le suivi du projet.