Un logiciel peut rester utile pendant plusieurs années tout en devenant progressivement moins adapté aux besoins de l’entreprise. Fonctionnalités manquantes, manipulations manuelles, données dispersées, absence d’intégrations ou difficultés à faire évoluer l’outil : plusieurs signes peuvent indiquer qu’il est temps de revoir la solution utilisée.
Mais remplacer un logiciel existant n’est pas toujours la meilleure réponse. Dans certains cas, une évolution ou une modernisation de l’existant suffit. Dans d’autres, reconstruire une solution adaptée aux processus de l’entreprise devient plus pertinent.
Pourquoi une entreprise finit-elle par vouloir remplacer son logiciel ?
Les besoins d’une entreprise évoluent. Un logiciel choisi quelques années auparavant peut avoir été parfaitement adapté à l’époque, mais ne plus correspondre à l’organisation actuelle.
Plusieurs situations peuvent progressivement poser problème :
- certaines fonctionnalités nécessaires ne sont pas disponibles ;
- les utilisateurs doivent effectuer de nombreuses opérations manuellement ;
- les données sont réparties entre plusieurs logiciels ou fichiers Excel ;
- certaines informations doivent être saisies plusieurs fois ;
- le logiciel ne communique pas avec les autres outils utilisés ;
- les évolutions demandées deviennent difficiles ou coûteuses ;
- l’interface ou la technologie devient trop ancienne pour les besoins actuels.
Le problème n’est donc pas forcément que le logiciel « ne fonctionne plus ». Il peut simplement être devenu trop limité par rapport au fonctionnement réel de l’entreprise.
Comment savoir si votre logiciel actuel atteint ses limites ?
Avant de décider de remplacer un logiciel, il est utile d’observer son utilisation quotidienne.
Certains signaux sont particulièrement révélateurs.
Les utilisateurs contournent régulièrement le logiciel
Lorsque les équipes utilisent Excel, des documents externes ou d’autres outils pour compléter le logiciel, cela peut indiquer que certaines fonctions importantes manquent.
Les mêmes informations sont saisies plusieurs fois
La double saisie augmente le temps passé et peut provoquer des erreurs.
Un nouveau logiciel peut permettre de centraliser les données et d’automatiser une partie de ces opérations.
Les données sont dispersées
Lorsque les informations sont réparties entre plusieurs fichiers, logiciels ou services, il devient plus difficile d’avoir une vision cohérente de l’activité.
Le logiciel ne peut plus évoluer suffisamment
Un besoin peut être techniquement possible mais très difficile à intégrer dans une solution ancienne ou fermée.
Lorsque chaque évolution devient un projet complexe, il peut être nécessaire de réévaluer l’ensemble de la solution.
Faut-il remplacer le logiciel ou simplement le faire évoluer ?
Remplacer un logiciel n’est pas toujours nécessaire.
Avant de repartir sur une nouvelle solution, il est intéressant d’étudier les possibilités offertes par l’existant.
Faire évoluer le logiciel actuel
Si l’architecture reste adaptée et que les fonctionnalités manquantes sont limitées, ajouter ou modifier certaines fonctions peut être suffisant.
Moderniser une partie du logiciel
Une application ancienne peut parfois être conservée tout en modernisant certaines fonctionnalités, interfaces ou connexions avec d’autres outils.
Reconstruire certaines fonctionnalités
Dans certains projets, seules les parties devenues problématiques doivent être reprises.
Cette approche permet de conserver ce qui fonctionne tout en reconstruisant progressivement ce qui doit évoluer.
Remplacer complètement le logiciel
Le remplacement peut devenir pertinent lorsque l’architecture, les fonctionnalités ou les contraintes de l’ancien système rendent son évolution trop limitée.
La décision doit donc être prise après analyse de l’existant, et non uniquement sur la base de son ancienneté.
Quand une solution sur mesure devient-elle pertinente ?
Une solution sur mesure peut être envisagée lorsque le fonctionnement de l’entreprise comporte des règles ou des processus difficiles à reproduire avec un logiciel standard.
C’est notamment le cas lorsque :
- les processus métier sont spécifiques ;
- plusieurs outils doivent être regroupés ;
- certaines règles de gestion doivent être automatisées ;
- des intégrations particulières sont nécessaires ;
- le logiciel actuel ne peut plus évoluer correctement ;
- l’entreprise souhaite conserver certaines fonctionnalités tout en en supprimant d’autres.
Lorsque le besoin dépasse le cadre d’un logiciel de gestion classique, une application web sur mesure peut également être développée pour répondre à des processus ou fonctionnalités spécifiques
L’objectif n’est pas de développer un logiciel sur mesure simplement parce que le logiciel actuel est ancien.
L’objectif est de construire une solution qui répond mieux au fonctionnement réel de l’entreprise lorsque les autres options ne sont plus suffisamment adaptées.
Comment remplacer un logiciel existant sans perdre les données ?
La migration des données est souvent l’un des points importants d’un projet de remplacement.
Avant le développement, il faut identifier les données réellement utiles et déterminer comment elles seront transférées vers la nouvelle solution.
Selon le contexte, cela peut concerner :
- les clients et contacts ;
- les produits ;
- les historiques ;
- les documents ;
- les commandes ;
- les factures ;
- les données commerciales ;
- d’autres informations spécifiques à l’activité.
Toutes les anciennes données ne doivent pas nécessairement être reprises.
Une analyse préalable permet de déterminer ce qui doit être conservé, transformé, archivé ou abandonné.
Peut-on reprendre les fonctionnalités de l’ancien logiciel ?
Oui, mais il n’est généralement pas nécessaire de reproduire l’ancien logiciel à l’identique.
Un remplacement est justement l’occasion d’identifier ce qui fonctionne réellement et ce qui pose problème.
Certaines fonctionnalités peuvent être reprises telles quelles, d’autres peuvent être simplifiées ou améliorées, et certaines peuvent ne plus être nécessaires.
Le nouveau logiciel peut également intégrer des fonctionnalités absentes de l’ancien système, comme une automatisation, une intégration API, un nouveau tableau de bord ou un workflow adapté aux pratiques actuelles.
Combien coûte le remplacement d’un logiciel existant ?
Il n’existe pas de tarif universel pour remplacer un logiciel.
Le coût dépend notamment :
- du nombre de fonctionnalités à reprendre ;
- de la complexité des règles métier ;
- de la quantité et de la qualité des données à migrer ;
- des intégrations nécessaires ;
- du nombre d’utilisateurs ;
- de la nécessité de conserver certaines fonctions de l’ancien système ;
- du niveau de personnalisation attendu.
Chez Elinyom, les projets de logiciels sur mesure démarrent à partir de 900 €. Ce montant constitue un point de départ pour des projets au périmètre limité et ne correspond pas au prix d’une refonte complète d’un logiciel existant.
Pour un projet de remplacement, le budget doit être défini après l’analyse du logiciel actuel et du périmètre souhaité.
Combien de temps faut-il pour remplacer un logiciel ?
La durée dépend fortement du projet.
Un logiciel simple avec peu de données et un nombre limité de fonctionnalités peut être remplacé relativement rapidement.
À l’inverse, un logiciel métier utilisé depuis plusieurs années, avec de nombreuses fonctionnalités, des données historiques et plusieurs intégrations, nécessite davantage de préparation et de développement.
Le délai doit donc être défini après l’analyse de l’existant et la détermination du périmètre à reprendre.
Comment se déroule un projet de remplacement de logiciel ?
Un projet de remplacement peut être organisé en plusieurs étapes.
1. Premier échange
L’objectif est de comprendre pourquoi le logiciel actuel pose problème et ce que l’entreprise souhaite améliorer.
2. Analyse de l’existant
Les fonctionnalités utilisées, les données, les utilisateurs, les processus et les contraintes techniques sont étudiés.
3. Définition du nouveau périmètre
Il faut distinguer ce qui doit être conservé, amélioré, supprimé ou ajouté.
4. Proposition et devis
Le périmètre fonctionnel et la solution technique sont définis afin d’établir une proposition adaptée.
5. Développement
Les nouvelles fonctionnalités sont développées et testées progressivement.
6. Migration et mise en service
Les données nécessaires sont préparées et transférées selon la stratégie retenue, puis la nouvelle solution est mise en service.
7. Évolutions et maintenance
Après la mise en production, le logiciel peut continuer à évoluer en fonction des nouveaux besoins de l’entreprise.
Remplacer un logiciel ou passer à un logiciel métier sur mesure ?
Ces deux décisions sont liées mais ne désignent pas exactement la même chose.
Remplacer un logiciel signifie avant tout changer la solution utilisée par l’entreprise.
Le nouveau système peut être un logiciel standard, un logiciel configurable ou une solution développée spécifiquement.
Le logiciel métier sur mesure devient une option lorsque l’entreprise a besoin d’un fonctionnement adapté à ses processus et que les solutions existantes ne répondent pas suffisamment à ses contraintes.
L’important est donc de partir du besoin et du fonctionnement de l’entreprise avant de choisir la solution technique.
FAQ : remplacer un logiciel existant
Quand faut-il remplacer un logiciel existant ?
Il peut être pertinent d’étudier un remplacement lorsque le logiciel limite fortement l’activité, nécessite trop de manipulations manuelles, ne peut plus évoluer ou ne correspond plus aux processus actuels de l’entreprise.
Peut-on moderniser un ancien logiciel sans le remplacer ?
Oui. Selon son architecture et son état, certaines fonctionnalités peuvent être modernisées ou développées sans remplacer l’ensemble du logiciel.
Peut-on récupérer les données d’un ancien logiciel ?
Dans de nombreux cas, une migration des données est possible. Elle dépend toutefois du format des données, de leur accessibilité, de leur qualité et de la structure de l’ancien système.
Peut-on reproduire les fonctionnalités d’un ancien logiciel ?
Oui. Les fonctionnalités réellement nécessaires peuvent être reprises dans une nouvelle solution. Il est également possible de les simplifier ou de les améliorer plutôt que de reproduire exactement l’ancien fonctionnement.
Combien coûte une refonte de logiciel ?
Le coût dépend du périmètre à reprendre, des données à migrer, des fonctionnalités à développer et des éventuelles intégrations. Une estimation fiable nécessite donc une analyse préalable de l’existant.
Est-il préférable de remplacer ou de faire évoluer un logiciel ?
Il n’existe pas de réponse universelle. Lorsque l’architecture et les fonctionnalités principales restent adaptées, une évolution peut être suffisante. Lorsque les limitations sont structurelles, un remplacement peut être étudié.