Un logiciel de gestion d’entreprise permet de centraliser les informations et les opérations nécessaires au fonctionnement d’une organisation. Selon son activité, une PME peut avoir besoin de gérer ses clients, devis, factures, produits, commandes, stocks, paiements ou processus internes dans un même outil.
Les fonctionnalités nécessaires ne sont toutefois pas les mêmes pour toutes les entreprises. Une société de services, un fabricant ou une entreprise de rénovation n’aura pas les mêmes besoins.
Voici les principales fonctionnalités à envisager pour construire ou choisir un logiciel de gestion adapté à une PME.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’entreprise ?
Un logiciel de gestion d’entreprise regroupe dans une application différentes fonctions utilisées pour piloter l’activité.
Il peut notamment centraliser les données commerciales, administratives et opérationnelles afin d’éviter leur dispersion entre plusieurs fichiers et outils.
Selon le périmètre du projet, il peut s’agir d’un logiciel standard, d’un ERP ou d’une solution développée spécifiquement pour les besoins de l’entreprise.
Gestion des clients et des prospects
La gestion des clients constitue souvent l’une des premières fonctionnalités nécessaires.
Le logiciel peut permettre de centraliser :
- les coordonnées des clients ;
- les prospects ;
- les contacts ;
- l’historique des échanges ;
- les demandes ;
- les documents associés ;
- les actions à réaliser.
Cette centralisation évite notamment de rechercher les informations dans plusieurs fichiers ou applications.
Pour une entreprise ayant un processus commercial important, ces fonctionnalités peuvent être complétées par un CRM et un suivi des opportunités.
Devis et facturation
La création de devis et de factures fait partie des fonctionnalités courantes d’un logiciel de gestion.
Selon les besoins, l’application peut permettre de :
- créer des devis ;
- gérer plusieurs modèles de documents ;
- transformer un devis en facture ;
- suivre les statuts ;
- enregistrer les paiements ;
- générer des PDF ;
- envoyer les documents ;
- conserver l’historique des opérations.
L’intérêt d’une gestion intégrée est notamment d’éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque étape.
Gestion des produits et services
Une PME peut également avoir besoin d’un catalogue centralisé de produits ou de prestations.
Le logiciel peut gérer les références, désignations, tarifs, catégories, caractéristiques ou informations nécessaires à l’activité.
Ces données peuvent ensuite être utilisées automatiquement dans les devis, factures, commandes ou autres processus.
Gestion des commandes
Pour une entreprise qui vend des produits ou traite régulièrement des commandes, cette fonctionnalité peut permettre de suivre chaque opération depuis sa création jusqu’à son traitement.
Selon le fonctionnement de l’entreprise, le logiciel peut gérer les commandes clients, leur statut, les produits concernés, les informations de livraison ou les documents associés.
Gestion des stocks
La gestion des stocks devient importante dès qu’une entreprise doit suivre des produits physiques.
Un logiciel peut permettre de connaître les quantités disponibles, les mouvements de stock, les entrées et sorties ou certains seuils d’alerte.
Pour une activité plus complexe, la gestion peut également être reliée aux achats, commandes et opérations de production.
Suivi des paiements
Un logiciel de gestion peut également centraliser les informations relatives aux règlements.
Selon les besoins, il peut enregistrer les paiements, suivre les factures réglées ou en attente et faciliter le suivi des échéances.
Ces informations peuvent être liées directement aux clients, commandes, devis et factures afin d’avoir une vision plus cohérente de l’activité.
Gestion des documents
Une PME manipule souvent de nombreux documents : devis, factures, contrats, justificatifs, fiches clients ou documents internes.
Un logiciel peut permettre de rattacher ces documents aux bonnes fiches et de les retrouver plus facilement.
Dans certains projets, il peut également être connecté à une solution documentaire externe afin d’automatiser le classement ou le transfert des fichiers.
Gestion des utilisateurs et des droits
Lorsque plusieurs personnes utilisent le même logiciel, la gestion des utilisateurs devient importante.
Le système peut définir différents rôles et autorisations selon les responsabilités de chacun.
Par exemple, un commercial peut accéder aux clients et opportunités, tandis qu’un responsable peut disposer d’une vision plus large de l’activité.
Cette organisation permet également de limiter l’accès à certaines informations.
Tableaux de bord et indicateurs
Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être utilisées pour produire des tableaux de bord.
Une PME peut ainsi suivre différents indicateurs selon son activité :
- chiffre d’affaires ;
- nombre de devis ;
- factures ;
- paiements ;
- commandes ;
- stocks ;
- opportunités commerciales ;
- activité des équipes.
Les indicateurs réellement utiles doivent être définis selon les objectifs de l’entreprise plutôt que d’accumuler des tableaux de bord inutilisés.
Automatisation des tâches
L’un des intérêts d’un logiciel de gestion est de pouvoir automatiser certaines opérations répétitives.
Par exemple, une application peut automatiquement :
- générer un document ;
- calculer un montant ;
- modifier un statut ;
- envoyer une notification ;
- créer une tâche ;
- transmettre une information à un autre service ;
- produire un export.
L’automatisation permet de réduire certaines manipulations manuelles et de standardiser les processus.
Connexion avec d’autres logiciels
Une PME utilise rarement un seul outil.
Le logiciel de gestion peut donc avoir besoin de communiquer avec d’autres services : CRM, comptabilité, paiement, messagerie, calendrier, stockage documentaire ou applications métier.
Grâce aux API et aux intégrations, certaines données peuvent être échangées automatiquement entre les différents systèmes.
Cette approche évite notamment de saisir plusieurs fois les mêmes informations.
Fonctionnalités spécifiques au métier
Toutes les PME n’ont pas les mêmes processus.
Une entreprise de rénovation peut avoir besoin de calculs spécifiques et d’un suivi des chantiers. Une entreprise industrielle peut avoir besoin de suivre la production. Une société commerciale peut privilégier la gestion des prospects et commandes.
Ces fonctionnalités spécifiques peuvent constituer une partie importante du logiciel de gestion.
Lorsqu’elles ne sont pas disponibles dans une solution standard, un logiciel de gestion sur mesure peut permettre de les intégrer directement au fonctionnement de l’entreprise.
Faut-il toutes ces fonctionnalités dans un seul logiciel ?
Non.
Un logiciel de gestion doit avant tout répondre aux besoins réels de l’entreprise. Ajouter des fonctionnalités inutiles peut rendre l’outil plus complexe sans apporter de bénéfice réel.
Il est souvent préférable de définir les processus prioritaires puis de construire progressivement les fonctionnalités nécessaires.
Une PME peut par exemple commencer par centraliser ses clients, devis et factures, puis ajouter ensuite les stocks, automatisations ou intégrations nécessaires.
Logiciel standard, ERP ou logiciel sur mesure ?
Le choix dépend du niveau de personnalisation recherché.
Un logiciel standard propose des fonctionnalités déjà développées et peut convenir lorsque les processus de l’entreprise correspondent à son fonctionnement.
Un ERP regroupe généralement plusieurs fonctions de gestion dans une même solution et peut répondre à des besoins plus larges.
Une solution sur mesure devient pertinente lorsque l’entreprise possède des règles de gestion spécifiques, des processus particuliers ou plusieurs outils qui doivent être intégrés.
Pour découvrir les possibilités d’un logiciel de gestion sur mesure, consultez notre page dédiée aux logiciels métier sur mesure.
Combien coûte un logiciel de gestion pour une PME ?
Le prix dépend fortement du périmètre du projet.
Le nombre de fonctionnalités, les intégrations, la migration des données, les utilisateurs et la complexité des règles de gestion peuvent avoir une influence importante sur le budget.
Chez Elinyom, certains projets à périmètre limité peuvent commencer à partir de 900 €. Ce montant ne correspond pas au prix d’un logiciel de gestion complet pour toutes les PME : le coût est défini selon les fonctionnalités réellement nécessaires.
Comment définir les fonctionnalités nécessaires ?
Avant de choisir ou de développer un logiciel, il est utile de partir des processus réels de l’entreprise.
Il faut notamment identifier :
- les informations actuellement utilisées ;
- les tâches répétitives ;
- les fichiers et outils existants ;
- les personnes qui utilisent les données ;
- les problèmes rencontrés ;
- les processus qui doivent être automatisés ;
- les outils qui doivent être connectés.
Cette analyse permet de distinguer les fonctionnalités indispensables des fonctions simplement souhaitables.
Questions fréquentes
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion ?
Les fonctionnalités courantes comprennent la gestion des clients, devis, factures, produits, commandes, stocks, paiements, documents, utilisateurs, tableaux de bord et automatisations.
Quel logiciel de gestion choisir pour une PME ?
Le choix dépend des processus et des besoins de l’entreprise. Une solution standard peut suffire lorsque ses fonctionnalités correspondent au fonctionnement de la PME. Dans d’autres situations, un ERP ou une solution sur mesure peut être plus adapté.
Combien coûte un logiciel de gestion pour une PME ?
Le prix dépend du nombre de fonctionnalités, des intégrations et de la complexité du projet. Chez Elinyom, certains projets à périmètre limité peuvent commencer à partir de 900 €.
Peut-on personnaliser un logiciel de gestion ?
Oui. Certains logiciels standards proposent des possibilités de configuration. Lorsqu’elles sont insuffisantes, une solution sur mesure peut être développée autour des processus spécifiques de l’entreprise.
Peut-on connecter un logiciel de gestion à d’autres outils ?
Oui. Des API et intégrations peuvent permettre d’échanger automatiquement des données avec d’autres logiciels ou services.
Une PME a-t-elle besoin d’un ERP ?
Pas nécessairement. Le besoin dépend de la taille de l’organisation, de la complexité des processus et du nombre de fonctions à centraliser. Un logiciel plus ciblé peut être suffisant pour certaines PME.