Choisir un logiciel de gestion d’entreprise consiste à partir des processus à gérer, à identifier la catégorie d’outil qui y répond, puis à comparer les solutions sur des critères concrets. Il est utile de les tester sur des situations réelles avant de s’engager.
Il n’existe pas de logiciel adapté à toutes les entreprises : le choix dépend de votre activité, de vos utilisateurs et de vos contraintes.
Ce que recouvre un logiciel de gestion d’entreprise
Un logiciel de gestion sert à organiser et à suivre une partie du fonctionnement de l’entreprise. Selon les besoins, il peut notamment couvrir :
- la gestion commerciale : devis, commandes et facturation ;
- la relation client et le suivi des prospects ;
- les stocks et les approvisionnements ;
- le suivi d’activité et le reporting ;
- la gestion de projets, de dossiers ou d’interventions ;
- des processus spécifiques à un métier.
Un seul outil ne couvre pas nécessairement tous ces domaines. Certaines entreprises utilisent une solution centralisée, tandis que d’autres associent plusieurs logiciels reliés entre eux.
Partir du besoin réel avant de comparer des logiciels
Commencez par décrire le fonctionnement actuel de votre entreprise plutôt que par dresser une liste de fonctionnalités proposées par les éditeurs.
Repérez notamment :
- les tâches réalisées manuellement ;
- les informations dispersées entre plusieurs fichiers ou applications ;
- les étapes qui provoquent des retards ou des erreurs ;
- les difficultés de coordination entre les équipes ;
- les besoins de suivi et de reporting.
Cette première analyse permet de distinguer les fonctionnalités indispensables des options simplement intéressantes. Elle évite aussi de choisir un outil complexe dont une grande partie des possibilités ne serait pas utile à votre activité.
Pour formaliser votre besoin, vous pouvez consulter notre guide sur le cahier des charges d’un logiciel sur mesure.
Quelle catégorie de logiciel de gestion choisir ?
Les catégories de logiciels se recoupent parfois. Un ERP peut intégrer des fonctions de relation client, tandis qu’un logiciel métier peut proposer des fonctionnalités proches de celles d’un CRM. Ces catégories servent donc de repères pour comprendre les principales possibilités.
CRM : gestion de la relation client
Un CRM centralise les informations relatives aux clients et aux prospects. Il permet notamment de suivre les échanges, les activités commerciales et, selon le produit, les tâches, les devis ou les relances.
Il peut s’agir d’un logiciel standard ou d’une application adaptée aux processus de l’entreprise. Découvrez notre approche du CRM sur mesure.
ERP : gestion intégrée
Un ERP regroupe plusieurs fonctions de l’entreprise dans un système commun. Selon le produit et les modules utilisés, il peut couvrir les ventes, les achats, les stocks, la comptabilité ou la production.
Cette approche permet de partager des données entre différents domaines de gestion. Le périmètre fonctionnel, le paramétrage et les conditions de déploiement doivent toutefois être examinés en fonction de l’entreprise.
Logiciel métier
Un logiciel métier répond aux besoins d’une activité particulière. Il peut intégrer des étapes de travail, des documents ou des règles propres à ce secteur.
Il peut être commercialisé par un éditeur spécialisé ou développé spécifiquement pour une entreprise.
Outil de gestion ciblé
Une entreprise peut n’avoir besoin que d’une application couvrant un périmètre précis : suivi de commandes, gestion de dossiers, organisation d’interventions ou centralisation de données.
Dans ce cas, un outil ciblé peut répondre au besoin sans nécessiter l’adoption d’un système plus étendu. Le choix dépend des processus à couvrir et des interactions nécessaires avec les autres outils.
Les critères à examiner avant de choisir
Une fois les besoins identifiés et les catégories de solutions étudiées, comparez les logiciels à partir de critères concrets.
- Fonctionnalités indispensables : vérifiez que les opérations essentielles peuvent être réalisées dans les conditions prévues.
- Utilisateurs, rôles et permissions : identifiez qui doit consulter, modifier ou valider les informations. Si plusieurs services ou sites sont concernés, vérifiez que les droits peuvent être organisés comme nécessaire.
- Facilité d’utilisation : examinez les parcours courants et demandez aux futurs utilisateurs de les tester.
- Intégrations et données : vérifiez les possibilités de connexion avec vos outils actuels, l’import des données et les formats d’export. Certaines intégrations peuvent dépendre des API, des autorisations ou des tarifs de services tiers.
- Déploiement et hébergement : renseignez-vous sur le lieu d’hébergement des données et sur la répartition des responsabilités concernant les sauvegardes et les mises à jour.
- Évolutivité : examinez les possibilités d’adaptation si votre activité, vos équipes ou vos outils évoluent.
- Support et maintenance : clarifiez les conditions d’assistance, les interlocuteurs et les modalités de facturation.
- Coût global : prenez en compte les licences ou abonnements, le paramétrage, la migration des données, les intégrations, la formation, l’hébergement, la maintenance et les évolutions éventuelles.
Pour approfondir les facteurs qui influencent le budget d’un développement spécifique, consultez notre article sur le prix d’un logiciel sur mesure.
Tester avant de s’engager
Une démonstration commerciale ne suffit pas toujours à vérifier qu’un logiciel répond aux besoins quotidiens de l’entreprise.
Lorsque cela est possible, testez les solutions sur des cas d’usage représentatifs :
- réaliser une opération courante de bout en bout ;
- vérifier les droits des différents utilisateurs ;
- retrouver et modifier une information ;
- produire les documents ou rapports nécessaires ;
- examiner les possibilités d’import et d’export des données.
Faites participer les futurs utilisateurs aux tests. Avant de vous engager, vérifiez également les conditions de sortie et les possibilités de récupération des données.
Standard, configurable ou sur mesure : dans quels cas ?
Plusieurs approches peuvent être envisagées selon l’écart entre les besoins de l’entreprise et les possibilités des solutions disponibles.
Un logiciel standard peut convenir lorsque ses fonctionnalités couvrent les processus essentiels. Une solution configurable ou complétée par des extensions peut être envisagée lorsque les adaptations nécessaires restent compatibles avec le produit.
Un développement spécifique peut être étudié lorsqu’un processus important n’est pas correctement couvert par les solutions examinées. Une approche hybride, associant un logiciel existant et une application complémentaire, peut également être envisagée, sous réserve de vérifier les intégrations et les responsabilités de maintenance.
Pour une comparaison plus détaillée de ces approches, consultez notre article : logiciel sur mesure ou logiciel standard : comment choisir ?.
Si vous souhaitez comprendre ce qu’implique un développement spécifique, découvrez aussi la définition d’un logiciel sur mesure.
Les questions à se poser avant de décider
Avant de retenir une solution, prenez le temps de répondre à quelques questions :
- Quels processus doivent absolument être couverts dès le début ?
- Qui administrera l’outil au quotidien, et avec quelles compétences ?
- Quelles données devez-vous pouvoir récupérer, et sous quelle forme ?
- Que prévoient les conditions contractuelles si vous souhaitez changer de solution ?
- Quel budget faut-il envisager sur la durée, au-delà du prix d’achat ou de l’abonnement ?
- Quelles évolutions de l’activité pourraient modifier vos besoins dans les prochaines années ?
Ces réponses aideront à comparer les propositions et à repérer les points qui doivent être clarifiés avant la décision.
Préparer la mise en place
Avant le déploiement, validez le périmètre retenu, préparez les données à reprendre et configurez les utilisateurs ainsi que leurs droits.
Prévoyez également des tests sur les principaux scénarios, un accompagnement adapté aux équipes et une organisation claire pour le support et la maintenance.
Associer les futurs utilisateurs à cette préparation permet de recueillir leurs retours avant que le logiciel ne fasse partie de leur travail quotidien.
Pour découvrir les principales étapes d’un projet de développement spécifique, consultez notre article sur la création d’un logiciel sur mesure.
Étudier un besoin spécifique avec Elinyom
Elinyom développe des logiciels métier et des applications web sur mesure, avec une expérience en Laravel et WordPress.
Lorsqu’un besoin de gestion n’est pas correctement couvert par les solutions existantes, nous pouvons étudier le contexte et les fonctionnalités attendues afin d’examiner la pertinence d’un développement spécifique.
Vous pouvez consulter nos pages consacrées aux logiciels métier et aux applications web et logiciels sur mesure, ou présenter votre besoin.
À retenir
Le choix d’un logiciel de gestion commence par l’identification des besoins réels de l’entreprise. Il faut ensuite déterminer quelle catégorie d’outil peut y répondre et comparer les solutions selon leurs fonctionnalités, leurs intégrations, leurs conditions d’utilisation, leur coût global et leurs possibilités d’évolution.
Un logiciel standard, une solution configurable ou un développement sur mesure peuvent chacun convenir selon la situation. L’essentiel est de vérifier leur adéquation avec vos processus et vos contraintes avant de vous engager.